Gdy klient mówi „proszę wysłać ofertę mailem”, zgódź się, ale nie kończ rozmowy. Powiedz: „Wyślę. Żeby nie wysyłać ogólnika, zadam dwa krótkie pytania”. Potem dopasuj ofertę do odpowiedzi i umów konkretny termin, kiedy razem ją omówicie. Ta prośba to najczęściej grzeczny sposób na zakończenie telefonu, a mail bez umówionego kolejnego kroku zwykle ginie w skrzynce.
Poniżej 7 gotowych odpowiedzi, czego nie mówić, przykładowy dialog i krótko o prawie, bo przy mailach handlowych liczy się zgoda. Wszystkie obiekcje razem opisuje strona obiekcje w sprzedaży: co odpowiedzieć klientowi.
Co znaczy „proszę wysłać ofertę mailem”?
Ta prośba ma dwa znaczenia: „naprawdę chcę coś przeczytać” albo „chcę skończyć rozmowę bez mówienia nie”. Twoim zadaniem jest sprawdzić, które to jest, jednym lub dwoma pytaniami.
| Sygnał | Co prawdopodobnie oznacza |
|---|---|
| Pada w pierwszych 20 sekundach | grzeczne zakończenie rozmowy |
| Klient pyta wcześniej o szczegóły, cenę, termin | prawdziwe zainteresowanie |
| Klient mówi „muszę pokazać szefowi” | potrzebuje materiału dla kogoś innego |
| Klient nie chce podać adresu, mówi „jest na stronie” | raczej „nie” |
Jeśli klient naprawdę chce materiału, pomóż mu, wysyłając coś krótkiego i dopasowanego. Jeśli to wymówka, krótkie pytanie często otwiera prawdziwą rozmowę albo uczciwie ją kończy. Obie sytuacje są lepsze niż wysłanie ogólnej oferty w próżnię.
Co odpowiedzieć na „proszę wysłać ofertę mailem”?
Zgódź się i zadaj pytanie, które pozwoli dopasować ofertę. Oto 7 zdań:
- „Wyślę. Żeby nie wysyłać ogólnika, zadam dwa krótkie pytania. Jak teraz Pan to rozwiązuje?” Zgoda plus powód do kontynuacji. Klient rzadko odmawia dwóch pytań.
- „Chętnie. Mamy kilka wariantów. Co jest dla Pana najważniejsze: cena, termin czy zakres?” Wysyłasz jeden wariant, a nie katalog.
- „Jasne. Jaki jest adres? I kiedy będzie Pan miał 10 minut, żeby ją przejrzeć? Zadzwonię wtedy, żeby odpowiedzieć na pytania.” Od razu ustalasz kolejny krok.
- „Oczywiście. Z ciekawości: jeśli oferta będzie pasować, co by się działo dalej? Kto jeszcze by ją oglądał?” Dowiadujesz się, kto decyduje.
- „Wyślę, ale uczciwie: bez dwóch informacji oferta będzie ogólna i pewnie Panu nie pomoże. Ma Pan minutę teraz?” Szczerość. Pokazujesz, że zależy Ci na jakości, a nie na wysłaniu czegokolwiek.
- „Mogę wysłać, ale czy nie będzie szybciej, jeśli pokażę to na ekranie w 15 minut? Pasuje jutro o 10:00?” Proponujesz krótkie spotkanie online zamiast samego PDF.
- „Rozumiem. Zanim wyślę: czy to w ogóle temat dla Państwa w tym roku?” Gdy podejrzewasz wymówkę, pozwól klientowi powiedzieć „nie” wprost. Oszczędzasz czas obu stronom.
Po każdym zdaniu zamilknij i daj klientowi odpowiedzieć. Jeśli klient mimo wszystko chce tylko maila, wyślij go i ustal datę telefonu.
Jak napisać ofertę, którą klient przeczyta?
Krótko, z jego słowami i z jednym kolejnym krokiem. Oferta ma odpowiadać na problem, o którym klient powiedział w rozmowie, a nie opisywać całą firmę.
Prosty szablon maila po rozmowie:
- Temat: „Oferta dla [nazwa firmy]: [problem klienta], jak rozmawialiśmy”.
- Pierwsze zdanie: przypomnienie rozmowy. „Dziękuję za rozmowę dzisiaj o 11:00.”
- Problem klienta jego słowami: „Mówił Pan, że handlowcy tracą czas na ręczne raporty.”
- Jedna propozycja: co, ile, od kiedy. Bez trzech wariantów, chyba że klient o nie prosił.
- Kolejny krok: „Zgodnie z ustaleniami zadzwonię w czwartek o 10:00, żeby odpowiedzieć na pytania.”
Taki mail czyta się w minutę. Co dalej, gdy klient nie odpisuje, opisuje tekst o follow-upie po spotkaniu i ofercie.
Czego nie mówić, gdy klient prosi o ofertę mailem?
Nie mów nic, co brzmi jak opór albo jak przyznanie, że to koniec rozmowy. Najczęstsze błędy:
- „Dobrze, to wyślę i proszę się odezwać”. Klient się nie odezwie. Ty nie wiesz, kiedy zadzwonić.
- „Ale oferta mailem nic Panu nie da”. Kłócisz się z prośbą klienta. On ma prawo chcieć maila.
- „Wolałbym jednak spotkanie” bez powodu. Mów, co klient zyska na spotkaniu, a nie czego Ty chcesz.
- Wysłanie 20-stronicowego katalogu. Nikt go nie przeczyta.
- „Wysłałem ofertę, czy Pan przeczytał?” dzień później. Brzmi jak sprawdzanie zadania domowego. Lepiej: „Dzwonię, jak się umówiliśmy, żeby odpowiedzieć na pytania”.
- Dopisanie klienta do newslettera. Prośba o jedną ofertę to nie zgoda na regularne maile marketingowe.
Przykładowy dialog: „proszę wysłać ofertę mailem”
Sytuacja: handlowiec firmy ubezpieczeniowej oddzwania do właściciela małej firmy, który zostawił numer w formularzu o ubezpieczeniu floty.
Klient: Wie Pan co, proszę mi wysłać ofertę mailem, przejrzę.
Handlowiec: Wyślę. Żeby nie wysyłać ogólnika, zadam dwa krótkie pytania. Ile aut jest we flocie?
Klient: Siedem. Dostawczaki.
Handlowiec: A co jest dla Pana najważniejsze w tym ubezpieczeniu: cena, szybka likwidacja szkód czy auto zastępcze?
Klient: Auto zastępcze. Jak auto stoi, to ja nie zarabiam.
Handlowiec: Rozumiem. Przygotuję wariant z autem zastępczym dla 7 aut dostawczych, bez zbędnych dodatków. Na jaki adres wysłać?
Klient: marek@firma.pl
Handlowiec: Dziękuję. Kiedy będzie Pan miał 10 minut, żeby ją przejrzeć? Zadzwonię wtedy i odpowiem na pytania.
Klient: Piątek rano.
Handlowiec: Piątek, 9:00. Wysyłam ofertę dzisiaj do 15:00.
Co zadziałało: zgoda bez oporu, dwa pytania zamiast prezentacji, oferta dopasowana do jednej potrzeby i konkretny termin rozmowy o ofercie.
Czy można wysyłać ofertę mailem bez zgody klienta?
Ofertę, o którą klient sam prosi, możesz wysłać. Inaczej jest z mailami handlowymi wysyłanymi bez prośby. Od 10 listopada 2024 roku Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na przesyłanie informacji handlowej. Według prawo.pl wyklucza to cold mailing bez wcześniejszej zgody, także w relacjach między firmami, a adresów ze stron internetowych czy rejestrów nie można używać do marketingu bez wyraźnej zgody.
W praktyce:
- Zapytaj wprost: „Czy mogę wysłać ofertę na ten adres?” i zanotuj odpowiedź w CRM (systemie do zapisywania klientów i rozmów).
- Wysyłaj tylko to, o co klient prosił. Prośba o jedną ofertę to nie zgoda na newsletter.
- Gdy klient napisze, że nie chce więcej wiadomości, przestań. Według RODO, gdy ktoś sprzeciwi się marketingowi bezpośredniemu, jego danych nie wolno już do tego używać (RODO, art. 21).
Ten tekst nie jest poradą prawną. Zasady w Twojej firmie ustala dział prawny albo inspektor ochrony danych. Jak pisać pierwszą wiadomość do nowego klienta, opisuje artykuł cold mail: przykład i zasady.
Jak nie zgubić klienta po wysłaniu oferty?
Ustal termin rozmowy o ofercie, zanim się rozłączysz, i zadzwoń dokładnie wtedy. Oferta bez umówionego kroku to oferta, o której klient zapomina.
Nie zniechęcaj się ciszą. Według RAIN Group średnio potrzeba 8 prób kontaktu, żeby umówić spotkanie z kupującym, a 82 % kupujących przyjmuje spotkania z handlowcami, którzy sami się odezwali (RAIN Group). Wytrwałość w granicach zgody klienta się opłaca. Jak zamienić rozmowę w spotkanie, opisuje tekst jak umówić spotkanie przez telefon. A jeśli po ofercie słyszysz już tylko „nie jestem zainteresowany”, sięgnij po odpowiedzi na tę obiekcję.
Jak to przećwiczyć?
Ćwicz przejście od „proszę wysłać mailem” do pierwszego pytania. To jedno zdanie decyduje, czy rozmowa trwa dalej. Napisz swoje dwa pytania dopasowujące ofertę i powtarzaj je na głos.
Możesz też ćwiczyć z AI. Bruno AI to trener sprzedaży, w którym AI gra klienta głosem i zgłasza obiekcje, także „proszę wysłać ofertę mailem”. Po rozmowie trener AI ocenia, co poprawić. Trening rozmów z Bruno AI jest częścią kursów sprzedaży.
Najczęstsze pytania
Co odpowiedzieć, gdy klient mówi „proszę wysłać ofertę mailem”?
Powiedz: „Wyślę. Żeby nie wysyłać ogólnika, zadam dwa krótkie pytania”. Dopasuj ofertę do odpowiedzi, zapytaj o adres i umów konkretny termin telefonu, żeby ją omówić.
Czy „proszę wysłać ofertę” to odmowa?
Często tak, ale grzeczna. Czasem klient naprawdę chce coś przeczytać albo pokazać szefowi. Jedno pytanie o jego sytuację pomaga odróżnić prawdziwe zainteresowanie od wymówki.
Kiedy zadzwonić po wysłaniu oferty?
W terminie, który ustalicie w rozmowie, zwykle 1-3 dni robocze po wysyłce. Zadzwoń dokładnie wtedy i zacznij od „Dzwonię, jak się umawialiśmy”. Bez ustalonego terminu klient częściej nie odbiera.
Czy mogę wysłać ofertę na adres ze strony firmy?
Mail handlowy bez prośby wymaga od 10 listopada 2024 roku uprzedniej zgody odbiorcy, także w B2B. Adresu ze strony nie traktuj jako zgody. Bezpieczniej zadzwonić do osoby, która zostawiła kontakt, i zapytać o zgodę na wysłanie oferty.
Jak długa powinna być oferta mailowa?
Tak krótka, żeby dało się ją przeczytać w minutę: problem klienta jego słowami, jedna propozycja z ceną i terminem oraz kolejny krok. Szczegóły dodaj w załączniku, jeśli klient o nie prosił.
