Jak przejść przez sekretarkę i dodzwonić się do decydenta

Przez sekretariat przechodzi się uczciwością i konkretem. Przedstaw się pełnym imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy, powiedz w jednym zdaniu, dlaczego dzwonisz, i poproś asystentkę o pomoc: „Kto u Państwa odpowiada za flotę samochodową?”. Asystentka nie jest przeszkodą do ominięcia. To osoba, która zna firmę najlepiej i może Ci powiedzieć, z kim rozmawiać i kiedy. Gdy nie łączy, zapytaj o porę albo adres mailowy, a nie kombinuj.

Poniżej 7 gotowych zdań, czego nie mówić, przykładowy dialog i plan na sytuację, gdy sekretariat odmawia. Wszystkie obiekcje i etapy rozmowy razem opisuje strona obiekcje w sprzedaży: co odpowiedzieć klientowi.

Dlaczego sekretariat nie łączy z decydentem?

Sekretariat nie łączy, bo ma takie zadanie: chronić czas szefa przed telefonami, które go nie dotyczą. Asystentka dziennie odbiera wiele telefonów sprzedażowych. Łączy te, które brzmią konkretnie, dotyczą firmy i nie wyglądają na sztuczkę.

Co asystentka chce wiedzieć w pierwszych sekundach:

UKE w jednej z decyzji uznał, że telefony marketingowe do firm bez zgody dezorganizują ich pracę, i ukarał spółkę kwotą 80 tys. zł za ponad 30 tys. takich połączeń (prawo.pl). Ostrożność sekretariatu ma więc też podstawy w prawie.

Co powiedzieć sekretarce, żeby połączyła?

Powiedz prawdę, krótko i z szacunkiem. Oto 7 zdań:

1. „Dzień dobry, Anna Nowak z firmy X. Poproszę o pomoc: kto u Państwa odpowiada za zakup opakowań?” Pytasz o osobę, a nie wymuszasz połączenia z prezesem.
2. „Dzień dobry, Anna Nowak z firmy X. Pan Tomasz Kowalski zostawił u nas kontakt na targach i zgodził się na telefon. Czy mogę go prosić?” Gdy masz zgodę decydenta, powiedz o niej od razu.
3. „Dzwonię w sprawie [konkretny temat], bo [jedno zdanie powodu]. Z kim najlepiej o tym porozmawiać?” Asystentka sama oceni, do kogo Cię skierować.
4. „Rozumiem, że Pan Kowalski jest zajęty. O której zwykle łatwiej go złapać?” Gdy słyszysz „jest na spotkaniu”.
5. „Czy mogę zostawić krótką wiadomość? Jedno zdanie: dzwoniłam w sprawie [temat], numer [telefon].” Wiadomość z konkretem, nie „proszę oddzwonić”.
6. „Czy wolałby kontakt mailowy? Na jaki adres mogę napisać, jeśli się zgodzi?” Proponujesz inny kanał, z poszanowaniem zgody.
7. „Dziękuję, bardzo mi Pani pomogła. Mogę się powołać na Panią, dzwoniąc do Pana Kowalskiego?” Asystentka staje się sojusznikiem, nie przeszkodą.

Zapisz imię asystentki i to, co powiedziała. Gdy zadzwonisz drugi raz, powiedz: „Dzień dobry, Pani Magdo, rozmawiałyśmy we wtorek”. Pamięć o człowieku zmienia ton rozmowy.

Czego nie mówić w sekretariacie?

Nie kłam i nie udawaj, że sprawa jest inna, niż jest. Popularne „sztuczki” z poradników szkodzą Tobie i firmie:

• „To sprawa prywatna”, gdy dzwonisz sprzedawać. Kłamstwo wyjdzie w pierwszym zdaniu rozmowy z decydentem.
• „Pan prezes czeka na mój telefon”, gdy nie czeka. Asystentka to sprawdzi, a Ty tracisz wiarygodność w całej firmie.
• „Dzwonię w sprawie faktury” albo „w sprawie umowy”, gdy nie ma żadnej faktury. To wprowadzanie w błąd.
• Udawanie znajomego: „Poproszę Marka”, gdy nie znasz Marka. Brzmi fałszywie.
• Mówienie z góry albo z irytacją: „Proszę po prostu połączyć”. Asystentka ma prawo odmówić i zrobi to.
• Dzwonienie co godzinę tego samego dnia. To nękanie, nie wytrwałość.

Uczciwość nie jest tu tylko kwestią przyzwoitości. Decydent, który usłyszy, że oszukałeś jego asystentkę, nie kupi od Ciebie niczego.

Przykładowy dialog: rozmowa z sekretariatem

Sytuacja: handlowiec firmy leasingowej dzwoni do firmy budowlanej. Właściciel zostawił kontakt i zgodę na telefon w formularzu na stronie, ale podał numer do biura.

Asystentka: Firma Y, dzień dobry, Magdalena, w czym mogę pomóc?

Handlowiec: Dzień dobry, Paweł Zieliński z firmy X. Pan Robert Nowicki wypełnił w poniedziałek nasz formularz w sprawie leasingu koparki i zgodził się na telefon. Czy mogę z nim porozmawiać?

Asystentka: Szef jest na budowie, nie ma go w biurze.

Handlowiec: Rozumiem. O której najłatwiej go złapać?

Asystentka: Zwykle jest w biurze rano, do 8:30.

Handlowiec: Dziękuję. Czy mogę zostawić krótką wiadomość? Że dzwonił Paweł z firmy X w sprawie formularza o leasing koparki i zadzwonię jutro o 8:00.

Asystentka: Przekażę.

Handlowiec: Dziękuję, Pani Magdo. Jeszcze jedno: czy przy zakupie maszyn ktoś jeszcze poza szefem bierze udział w decyzji?

Asystentka: Księgowa, Pani Ewa, zawsze patrzy na umowy.

Handlowiec: Bardzo pomocne, dziękuję. Do usłyszenia jutro.

Co zadziałało: pełne przedstawienie, prawdziwy powód i źródło kontaktu, pytanie o porę zamiast nacisku, konkretna wiadomość z terminem i pytanie o drugą osobę w decyzji.

Co zrobić, gdy sekretariat nie łączy?

Zmień porę, kanał albo osobę, ale nie zmieniaj prawdy. Decydent rzadko jest dostępny przy pierwszym telefonie. Według RAIN Group do umówienia spotkania z kupującym potrzeba średnio 8 prób kontaktu, a 82 % kupujących przyjmuje spotkania z handlowcami, którzy sami się odezwali (RAIN Group).

Plan na kolejne próby:

1. Inna pora. Wiele osób decyzyjnych jest dostępnych wcześnie rano albo pod koniec dnia. Zapytaj asystentkę, kiedy.
2. Mail za zgodą. Jeśli decydent zgodził się na kontakt mailowy, napisz krótko: kim jesteś, skąd kontakt, po co piszesz, jedna propozycja terminu. Jak pisać taką wiadomość, opisuje tekst cold mail: przykład i zasady.
3. LinkedIn. Decydent, który zna Twoje nazwisko z LinkedIn, chętniej odbiera telefon. Więcej w tekście o social sellingu na LinkedIn.
4. Inna osoba w firmie. Kierownik działu, który ma problem, często sam zaprosi Cię do szefa.
5. Odpuszczenie. Gdy sekretariat przekazuje, że firma nie chce kontaktu, zapisz to i nie dzwoń.

Gdy w końcu rozmawiasz z decydentem, masz kilka sekund. Gotowe zdania na całą rozmowę są w tekście zimny telefon: skrypt rozmowy.

Czy można dzwonić do firm bez zgody?

Co do zasady nie. Od 10 listopada 2024 roku Prawo komunikacji elektronicznej (PKE, art. 398) wymaga uprzedniej zgody na przesyłanie informacji handlowej telefonem i środkami elektronicznymi. Według prawo.pl przepisy obejmują też relacje między firmami, a Prezes UKE może nałożyć karę do 3 % przychodu z poprzedniego roku.

W praktyce dzwoń do firm, w których ktoś zgodził się na kontakt: zostawił numer w formularzu, wizytówkę na targach, poprosił o telefon albo jest już klientem. To ułatwia też rozmowę z sekretariatem, bo masz prawdziwy powód i nazwisko osoby, która czeka na kontakt. Ten tekst nie jest poradą prawną. Zasady w Twojej firmie ustala dział prawny albo inspektor ochrony danych.

Jak przećwiczyć rozmowę z sekretariatem?

Ćwicz pierwsze dwa zdania: przedstawienie i powód. Muszą brzmieć spokojnie i pewnie. Asystentka słyszy niepewność i wtedy częściej odmawia.

Potem ćwicz odpowiedzi na „szefa nie ma”, „proszę wysłać maila” i „w jakiej sprawie?”. Możesz to robić z kolegą albo z AI. Bruno AI to trener sprzedaży, w którym AI gra rozmówcę głosem, ma różne postacie i 3 poziomy trudności. Po rozmowie trener AI ocenia, co poprawić. Trening rozmów telefonicznych z Bruno AI jest częścią kursów sprzedaży, w tym ścieżki B2B.

Najczęstsze pytania

Jak przejść przez sekretarkę?

Przedstaw się pełnym imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy, podaj prawdziwy powód telefonu w jednym zdaniu i poproś o pomoc w znalezieniu właściwej osoby. Gdy decydenta nie ma, zapytaj, o której najłatwiej go złapać, i zostaw krótką wiadomość z terminem.

Co powiedzieć, gdy sekretarka pyta „w jakiej sprawie”?

Powiedz prawdę w jednym zdaniu, na przykład: „W sprawie formularza o leasing, który Pan Nowicki wypełnił w poniedziałek”. Konkret i źródło kontaktu działają lepiej niż ogólniki i nigdy nie mów, że to sprawa prywatna, gdy dzwonisz sprzedawać.

Czy wolno okłamać sekretarkę, żeby połączyła?

Nie. Kłamstwo wyjdzie w pierwszej minucie rozmowy z decydentem i przekreśli zaufanie całej firmy. Uczciwy powód telefonu, uprzejmość i pytanie o porę dają lepsze efekty na dłuższą metę.

Ile razy dzwonić, gdy sekretariat nie łączy?

Według RAIN Group do umówienia spotkania potrzeba średnio 8 prób kontaktu, ale rozłóż je w czasie i zmieniaj kanał: telefon o innej porze, mail za zgodą, LinkedIn. Gdy firma przekaże, że nie chce kontaktu, przestań dzwonić.

Jak zdobyć bezpośredni numer do decydenta?

Najprościej zapytać o niego decydenta, gdy uda się porozmawiać, albo asystentkę, gdy decydent zgodził się na kontakt. Pomaga też wcześniejszy kontakt na targach, przez polecenie albo na LinkedIn, bo wtedy decydent sam podaje numer.